مدیریت زمان به یاری اصل پارتو - مجله مدیریت ناب

اصل پارتو که به عنوان قانون 80-20 نیز شناخته می گردد، مفهومی است که از سوی بسیاری از مردم برای مدیریت زندگی و زمان پذیرفته شده است. قانون 80/20 بر این اصل راسخ است که تنها 20 درصد از کوشش های ما منجر به 80 درصد از نتایج یا خروجی های مورد انتظار ما خواهد شد. این اصل به ما گوشزد می نماید که از میان حجم کارهایی که برای انجام دادن داریم، تنها به آن 20 درصدی بپردازیم که بیشترین خروجی را برای ما خواهد داشت. با ما در خبرنگارانمگ همراه باشید تا درباره اصل پارتو یا قانون 80 به 20 بیشتر بدانید.

اصل پارتو چیست؟

اگر زمان کوتاهی را صرف چیزهایی کنیم که واقعأ مهم هستند، این کار نتایج بهتری برای ما به ارمغان می آورد تا اینکه تمرکز خود را روی انبوهی از مسائل پخش کنیم. اصل پارتو مفهومی است که در بسیاری از زمینه های زندگی، از جمله در تجارت، روابط، آموزش و بازاریابی به کار گرفته می گردد.

به عنوان مثال، طبق اصل پارتو در هر واحد خرده فروشی، 80 درصد فروش را 20 درصد از مشتریان انجام می دهند.

ایده پنهان در اصل پارتو چیست؟

نام اصل پارتو از نام اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو گرفته شده است که در اواخر قرن نوزدهم نتایج مشاهدات خود را اینطور مطرح کرد: 80 درصد از ثروت ایتالیا متعلق به 20 درصد از مردم این کشور است. او بعلاوه ادعا کرد که 80٪ از ثروت و زمین همه کشورها به وسیله 20٪ از مردم کنترل می گردد (پارتو، 1906).

در اوایل دهه 1950، روانشناسی به نام جوزف جوران این ایده را توسعه داد و استدلال کرد که می توان از این اصل در مدیریت و حتی به عنوان یک اصل جهانی بهره برد. او معتقد بود که 80 درصد از عایدی یک شرکت از 20 درصد مشتریان آن به دست می آید و 80 درصد از مسائل فراوری تنها ناشی از 20 درصد از همه منابع احتمالی خطا است.

اصطلاح اصل پارتو به وسیله پارتو ابداع نشد، بلکه به وسیله دکتر جوزف جوران در دهه 1940 ابداع شد. جوران دریافت که به وسیله اعمال مشاهدات پارتو در حوزه مدیریت عملیات خود، می تواند به کسب وکارها یاری کند تا فراوری خود را بهبود بخشند با توجه به اینکه 80 درصد مسائل فراوری ناشی از 20 درصد روش های فراوری است

جوران به وسیله این مشاهدات بر کاهش 20 درصد مسائل برای افزایش کیفیت فراوری تمرکز کرد. او این استراتژی را اصل پارتو نامید و بعلاوه اعلام کرد که برای داشتن بیشترین موفقیت باید روی تعداد کم حیاتی تمرکز کرد و توده بی اهمیت را نادیده گرفت.

در حالی که هنوز در خصوص اینکه چگونه اصل پارتو باید در موقعیت های مختلف اعمال گردد، بحث هایی وجود دارد، اما همچنان ابزاری محبوب و قدرتمند برای درک سیستم های پیچیده به شمار می رود.

چند مثال از اصل پارتو

• 80% سود حاصل از 20% محصولات یا خدماتی است که یک شرکت می فروشد.
• برطرف 20 درصد از بیشترین اشکالات گزارش شده در یک برنامه نرم افزاری 80 درصد از خطاها و خرابی های مرتبط را از بین می برد.
• 20 درصد لباس ها در 80 درصد مواقع پوشیده می شوند.

اصل پارتو در مدیریت زمان

مدیریت زمان رایج ترین کاربرد اصل پارتو است چراکه بسیاری از مردم به جای تمرکز بر مهمترین کار، زمان خود را صرف کارهای کم اهمیت می نمایند.

بر اساس اعتقادی رایج افراد برای به دست آوردن نتایج مطلوب باید ساعات طولانی را به کار اختصاص دهند. این نوع تفکر تعادل بین کار و زندگی را بر هم زده و باعث فرسودگی شغلی و کاهش بهره وری می گردد.

با استفاده از اصل پارتو، می توانید در زمان انجام وظایف کاری صرفه جویی کنید و کارهای بیشتری را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهید.

به عنوان مثال، در ابتدای هفته زمانی را صرف برنامه ریزی برای مهم ترین کارهایی کنید که قرار است در طول هفته انجام دهید. این کار به شما یاری می نماید تا مدیریت زمان را در دراز مدت به برترین نحو فرا گیرید.

اصل پارتو در روابط انسانی

با اتکا به اصل پارتو، به دوستانی که دارید نگاه کنید تا بدانید در مقایسه با اندازه ارزشی که برای شما قائلند، چقدر از وقت خود را به آن ها اختصاص دهید.

به وسیله این مشاهده معین کنید که 20 درصد از نزدیکترین دوستان شما کدامند؟ اگر 80 درصد از زمان خود را صرف معاشرت با این 20 درصد کنید، دستاوردهای شخصی شما بیشتر خواهد شد.

در رابطه با یک شریک عاطفی، در نظر گرفتن این نکته مفید خواهد بود که 80 درصد از مسائلی که طرفین در رابطه با آن ها روبرو هستند، ناشی از 20 درصد از اعمال یا رفتارهای طرف دیگر رابطه است.

معین هدف

همه افراد اغلب فهرستی از کارهایی بی انتها دارند که در نهایت ابتدا کم اهمیت ترین کارها را انجام می دهند و وقت و انرژی انجام کارهای مهم تر را نمی یابند.

یک راه برای بهره بردن از اصل پارتو این است که تمام اهدافی را که می خواهید در یک روز به انتها برسانید، یادداشت کنید. از خود بپرسید، اگر امروز فقط می توانستید به یکی از این اهداف برسید، کدام یک بیشترین تأثیر مثبت را بر زندگی شما خواهد داشت؟ عواقبی را در نظر بگیرید که در نتیجه انجام ندادن یکی از کارهای آن فهرست در انتظار شما خواهد بود و به همین ترتیب، اولویت اهداف خود را معین کنید

مزایا و معایب اصل پارتو یا قانون 80 20

مزایایی از قبیل بهره وری بیشتر، استفاده بهینه از انرژی، مهارت های حل مسئله و تصمیم گیری و توانایی ایجاد حداکثر کارایی با کمترین اندازه کار از این مزایا به شمار می روند. از دیگر مزایای این روش می توان به افزایش اعتماد به نفس، اولویت بندی معین، تقسیم کار به قسمت های قابل مدیریت و زمان آزاد برای فعالیت های دلخواه اشاره نمود.

اما اصل پارتو معایبی نیز دارد. قانون 80 به 20 یک قانون ریاضی نیست، بلکه یک مشاهده است. این بدان معنی است که برای هر موردی صادق نیست و نباید به عنوان قانونی ریاضی در نظر گرفته گردد. یک تصور غلط رایج از اصل پارتو این است که با 20 درصد کوشش، می توانید 80 درصد نتیجه را به دست آورید، که لزومأ اینطور نیست.

این اصل ممکن است مورد سو استفاده های زیادی قرار گیرد. بعضی ممکن است فکر نمایند که باید تمام توجه خود را روی 20 درصدی که اولویت بالاتری دارد متمرکز نموده و بقیه وظایف خود را فراموش نمایند. با این حال، نباید از 80 درصد کارهای کوچکتر مانند پاسخ دادن به ایمیل های کاری غافل شوید، زیرا این مسأله به مشکل بزرگتری تبدیل می گردد.

در نهایت، اصل پارتو فقط می تواند تفسیری درباره اتفاقات گذشته به دست ما برسانداما برای آینده پیش بینی دقیقی ارائه نمی نماید چراکه شرایط مدام در حال تغییر هستند و اصل پارتو ممکن است برای تمام برنامه ریزی های آینده مفید نباشد. منتقدان بعلاوه خاطرنشان نموده اند که این اصل می تواند منجر به تاکید بیش از حد بر تعداد کمی از عوامل حیاتی به قیمت از دست دادن عوامل دیگر گردد.

پینشهاد مطالعه: عوارض کم خوابی و تعداد ساعات خواب مناسب برای هر فرد را بخوانید.منبع: پیام دلتا